会って話すのが早いが、文書があるともっと話が早い [週刊IFWA 2012/8/13]

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■ 会って話すのが早いが、文書があるともっと話が早い

最近はヘビーなレポートを必死に書く仕事はなるべくしないで、訪問コンサル的な仕事をすることが多いのですが、アクセス解析で必ず通過する、言葉の定義の話しであったり、各所にある落とし穴であるとかについて繰り返し話しをすることが多いです。

そこで自分が繰り返し書いたり話したりすることをマニュアル化してあります。そして、コンサル時には最初にそういうFAQ解説書的なドキュメントを事前に渡しておきます。そうすると話しが早い訳です。

大体想定されるエラーみたいな話は誰もが通過することなので、殆どの質問はそのドキュメントに答えが書いてあります。なので、「その問題は85ページを開いてもらえますか」などと言いながら、解説を始めます。こうするとゼロから図解する手間も避けられ効率よく話ができるのです。

私はどんな簡単な仕事や依頼でも、文書化することを心掛けます。最初に就職した会社が大企業で、部門間での依頼など全てが文書で行われていたからなのか、出版社にいて調査や編集の仕事をしていたからなのか、理由はわかりませんが、仕事の基本的な心構えの一つとして怠りません。

今や文書や依頼は殆どが電子化していて、メールで依頼や業務連絡というのが当たり前ですが、これも文書化の一つだと思っています。もちろん細かい話しはまず会ってニュアンスなどを把握しないとどうにもならない場合もありますが、文書化が基本だと思っています。

とにかく会って下さいみたいな依頼で、簡潔にドキュメント化すらできてない仕事の依頼の場合、最終的な発注に繋がらない確率も高いです。恐らく依頼元で、仕事の内容が消化できてないからでしょう。つまり文書化できておらず、人にも説明できないからだと分析しています。

しっかり自分で業務内容を消化した上で、この部分は誰にお願いしようかなどと考えてから相談して欲しいものです。これは企業内のプロジェクト業務でも同じだと思いますが。